不少企业早已建立了ERP系统,有些还增设了财务分析系统和经营分析系统等。看似该上的系统该有的数字能力都已到位,结果还是看不到想要的数据,甚至报表整理还依赖手工作业。这样的乱象无疑盲绑了运营,运营效率得不到提升,释放大数据的力量来赋能运营管理,就更形同泡影了。
金挺遇到不少看似信息化程度已经非常高的企业,这些企业通常会进一步提出要在企业运营中利用机器学习、人工智能(AI)等,希望继续透过增强数字能力来提升、强化运营。“俗话说万丈高楼平地起,要继续往上盖高楼,必须先看一看数字化的根基,也就是基础数据有没有管理好。”金挺说。
“对于企业运营而言,数字化就像是交通工具,如果没有,也可以到达目的地,只是慢而已。财税领域有它的规则,在保证合规的前提下去运营,先要考虑数字化的匹配性,好比你是用跑车还是轿车,如果道路是坑坑洼洼的,开一辆跑车,半路就会抛锚了。其次是数字化的先进性,这将导致达到目标的程度以及效率有所不同。”

商务运营服务团队在初遇客户时都会“踩一踩刹车”,先为客户做调研号脉,找到适合的道路并改善道路环境,也就是先把基础数据质量的课补上,再去布局数字化应用。企业把该做的都做了但还得不到想要的数据,这一情况十分普遍。根据德勤的经验来看,通常原因包括:第一,虽然建了许多信息化系统,但各个系统间没有实现真正的打通;第二,缺乏主数据管理,导致规则不同,数据混乱;第三,因为数据质量差,无法对日常经营管理起到支撑作用,最终导致所有这些系统都名存实亡了。如何提升数据质量?金挺从三个方面给到建议:第一,由各部门派人组建信息标准委员会,统一数据标准;第二,每一类数据对应一个部门负责编制并交由主数据维护团队审核后确定是否添设主数据;第三,建立主数据管理系统,全面保障主数据的统一和规范。
数据质量上去了,如何看怎么分析,就需要一个业财融合的一体化分析平台了。这与传统意义上的BI(商务智能)大屏展现是有差异的,平台必须真正深入业务、打通业务,把各个环节一直到最后的财税都串起来。有了大数据的加持,再加上机器学习,能做的事情就更多,在这个过程中,整个数据需要实时、高频地更新,这样才能让财税及时追溯到前端的业务。
数字技术依旧会螺旋式上升发展并因此不断与时俱进,提升运营管理。作为领航者,你可以不是数字技术专家,但要充分带头重视数据、使用数据,通过数据去赋能从质量管理一直到敏捷运营的方方面面,去全面提升整个企业的管理效能。
“你现在最希望解决的三个问题或者达到的三个目标是什么?”叶建锋,面对有数字化诉求的企业家,总要先提出这个问题。在他看来,如果对方一时答不上来,那么这家企业尚不具备立即上系统的条件,因为技术始终应当服务于业务,只有明确了业务诉求,才能不单是为了技术而上技术,才能真正赋能业务。
曾有一家企业请税务数字科技服务团队搭建一个一流的档案管理平台,期望解决销售端客户对账问题。团队还是将客户的视线拉回业务场景诉求,即日常运营每月新增约15万张发票(以5,000张/天计算),发票档案堆积成山,导致销售对账时检索发票档案异常困难且常有错漏——也就是说,客户需要更快更准确地查发票。基于客户核心诉求,这个场景其实不需要庞大复杂的档案管理平台,一个简单迅速的方案是:由一名外包雇员每天投入两小时扫描5,000张发票,而后由OCR技术识别票据的详细信息,再由机器人将数据、扫描件等归集成电子档案库,销售即可在移动端随时随地检索发票档案与客户对账。“在这个案例中,我们用四两拨千斤的巧力迅速解决了难题。”叶建锋的分享也透露着妙趣,“更节省出做一个系统的预算和时间成本。发票查询效率由原来的五个工作日变为一分钟(归档时间不计在内),整个开发周期不到一个月。”
以研发加计扣除和申请高新技术企业资质的项目为例,它涉及到研发、生产、人力资源、IT、财务、税务甚至还有法务部门。不少企业做高新资质申请、研发加计扣除的时候,最难的问题是如何把税务跟前端的部门联动起来。我们通过构建IT系统的方式把相关的工作连接起来,形成一个个工作流、一项项工作任务清单,明确大家各自能做什么,并且知道自己在什么时候要做什么。比如上一个委托研发项目,系统会给不同的部门派发相应的任务,研发部门立项、财务部门成本归集核算、税务部门税收优惠条件合规审核、法务部门合同备案等等,系统再自动归集满足条件的税收优惠数据,与申报环节联动达到应享尽享的目标。这就是一个典型的业务驱动场景,开发很快,然而理顺这个场景的上下游,构建的不单是这一个场景一个系统的蓝图,而是整个业务场景跨系统端到端的全蓝图,实现的也是业财税融合的数字化转型。
驾驭技术,必先驾驭业务。技术之于业务,用叶建锋的话来说就是:
“如果我们把企业想象成一个人体的话,每个业务部门就是一个肢体或器官。而技术,就像是一套高效的中枢神经系统把大家都串起来,串得更紧密、更通畅、更迅速。技术,解决的是效率问题和协同问题,并以此来支撑业务、加强业务。”